
Setiap bisnis, sekecil apa pun, menghadapi risiko. Mereka bisa berupa keuangan, terkait keamanan, atau hukum, misalnya. Sebagai pemilik usaha kecil, Anda harus menerapkan kebijakan yang membantu Anda mengurangi risiko yang membuat Anda, perusahaan Anda, dan karyawan Anda tetap aman. Sayangnya, sulit untuk mengetahui dari mana harus memulai ketika mengembangkan guide karyawan dengan semua kebijakan dan prosedur Anda. Kamu dapat menemukan template on-linetetapi Anda harus selalu memiliki kebijakan khusus untuk bisnis Anda.
Namun, penting untuk diingat bahwa apa pun kebijakan yang Anda terapkan, akan selalu ada tingkat risiko yang tersisa. Plus, hal-hal yang tidak terduga dapat terjadi, termasuk dituntut meskipun Anda tidak melakukan kesalahan. Itulah mengapa memiliki asuransi bisnis yang tepat sangat penting. Anda dapat memastikan bahwa Anda terlindungi agar bisnis Anda tidak hancur jika terkena insiden negatif. Kerusakan properti, cedera pada properti Anda, tabrakan kendaraan, dan cedera karyawan semuanya dapat menyebabkan biaya besar yang harus Anda tanggung. Namun, jika Anda memiliki asuransi usaha kecil yang Anda butuhkan untuk melindungi diri sendiri, Anda dapat mengatasi badai tersebut dan menjaga bisnis Anda tetap bertahan.
Berikut adalah lima kebijakan yang dibutuhkan bisnis kecil Anda untuk memastikan bahwa operasi Anda efisien dan efektif dan risiko Anda diminimalkan.
Table of Contents
Kebijakan Kerahasiaan
Ada banyak hal rahasia yang mungkin Anda dan karyawan Anda tangani setiap hari. Yang paling jelas adalah information pelanggan. Jika ditangani dengan tidak benar, Anda dapat mengalami pelanggaran information yang dapat merusak pelanggan Anda. Mereka mungkin berakhir menjadi korban pencurian identitas, penipuan, atau bahkan pemerasan. Jika Anda menangani informasi pelanggan, maka Anda bertanggung jawab untuk menjaganya agar tetap aman setiap saat.
Pelanggaran information tidak hanya akan memengaruhi pelanggan Anda. Faktanya adalah jika Anda tidak bertanggung jawab dengan information, itu akan merusak reputasi Anda. Hal ini akan semakin mempersulit menarik pelanggan baru yang ingin dapat dipercaya di mana mereka menaruh uangnya. Tidak hanya itu, tetapi pelanggan Anda saat ini kemungkinan besar tidak ingin membeli dari Anda lagi setelah pelanggaran.
Paling tidak, karyawan Anda perlu menandatangani sumpah kerahasiaan yang mengikat secara hukum yang mengikat mereka pada kerahasiaan. Plus, Anda harus memiliki hukuman keras bagi mereka yang salah menangani information atau membahayakannya.
Kebijakan Perangkat
Tidak selalu layak bagi banyak usaha kecil untuk membeli perangkat baru untuk semua karyawan. Karena itu, staf Anda dapat menggunakan perangkat pribadi mereka di tempat kerja. Jika ini masalahnya, Anda memerlukan kebijakan yang jelas mengenai perangkat pribadi untuk tugas kerja. Kebijakan ini harus fokus terutama pada keamanan. Misalnya, apakah Anda memerlukan keamanan ekstra pada perangkat tersebut untuk melindungi information pelanggan? Apakah ada aplikasi keamanan khusus yang harus mereka instal?
Selain itu, jika karyawan menggunakan perangkat mereka sendiri, hal itu dapat memengaruhi produktivitas mereka jika mereka menerima panggilan dan SMS pribadi sepanjang hari. Plus, jika seorang karyawan meninggalkan perusahaan Anda, mereka mungkin memiliki information sensitif dan kontak kerja di ponsel mereka. Oleh karena itu, Anda harus memiliki ekspektasi yang jelas tentang penggunaan perangkat dan kebijakan terkait pemisahan dari perusahaan. Dengan begitu, mereka dapat menggunakan perangkat mereka dengan aman, dan Anda dapat menghemat pembelian peralatan.
Kebijakan Kerja Jarak Jauh
Tidak pernah ada lebih banyak orang yang bekerja dari jarak jauh. Ini menjadi cara yang nyaman bagi orang untuk tetap bekerja selama penguncian dan memiliki dilanjutkan sebagai gaya hidup bagi banyak pekerja. Ini memberi karyawan kesempatan untuk merasa nyaman di rumah dan menghindari perjalanan, dan pengusaha bahkan mungkin dapat menghemat ruang kantor.
Namun, ada masalah keamanan dengan pekerjaan jarak jauh dan masalah produktivitas. Mungkin Anda tidak peduli seberapa banyak mereka bekerja, atau kapan, selama hari tertentu, selama tugas dan proyek mereka selesai tepat waktu. Namun, bisnis Anda mungkin mengharuskan karyawan untuk berhubungan sepanjang hari. Oleh karena itu, karyawan jarak jauh Anda harus mengetahui kebijakan Anda terkait bekerja dari rumah dengan aman dan efektif. Buat kebijakan Anda inklusif, tetapi juga pastikan bahwa pengaturan tersebut dapat diakhiri kapan saja sesuai kebutuhan bisnis.
Jam kerja
Ketika Anda memulai bisnis Anda, ada kemungkinan besar Anda menghabiskan banyak waktu untuk menyelesaikan sesuatu. Itu bagus untuk ketika Anda adalah bisnis baru. Namun, saat Anda tumbuh dan mempekerjakan orang, Anda perlu menetapkan standar untuk jam kerja dan ekspektasi. Misalnya, Anda tidak dapat mengharapkan karyawan untuk bekerja sesering Anda tanpa kompensasi tambahan, dan mereka juga tidak dapat berharap dapat bekerja kapan pun mereka mau.
Kebijakan Anda harus menjelaskan berapa jam karyawan harus bekerja selama periode pembayaran, siapa yang memenuhi syarat untuk dibayar gaji sebagai lawan per jam, dan berapa lama istirahat dan makan siang seharusnya. Jika mereka bekerja lembur, apakah mereka akan dibayar atau mendapat waktu pengganti? Pastikan Anda membuka semuanya untuk menghindari kesalahpahaman dan masalah di kemudian hari.
Kebijakan Keamanan
Bahkan jika Anda dan karyawan Anda menghabiskan sepanjang hari duduk di meja, masih ada risiko keamanan yang perlu Anda pertimbangkan. Jika Anda memiliki bisnis yang sangat berbahaya, Anda harus memiliki banyak persyaratan keselamatan. Ini dapat mencakup pengoperasian peralatan yang aman, standar perawatan, dan sertifikasi operator, misalnya. Memiliki kebijakan keselamatan yang tepat akan membantu melindungi Anda dan karyawan Anda dari bahaya. Plus, itu akan membantu bisnis Anda. Jika karyawan terluka dan kehilangan pekerjaan, itu dapat mempengaruhi produktivitas dan membuat segalanya lebih sulit bagi orang lain. Anda mungkin juga harus membayar pekerja sementara sementara itu sampai mereka kembali.
Jangan pernah menerima begitu saja bahwa karyawan Anda, atau bahkan Anda, akan melakukan segala kemungkinan untuk meminimalkan risiko bagi bisnis Anda. Menerapkan kebijakan akan membantu memastikan bahwa semua orang setuju dengan harapan Anda. Tentu saja, Anda dapat mengubah kebijakan seiring berjalannya waktu dan kebutuhan Anda berubah, tetapi Anda harus selalu memberikan standar kepada semua orang untuk operasi bisnis Anda yang aman dan efisien.